Article

Organisations du domaine de la santé : comment arriver à se démarquer dans un monde virtuel

Le sujet de la transformation numérique gagnait en popularité bien avant que la pandémie de COVID-19 ne force les entreprises à revoir leurs stratégies numériques. Mais le calendrier de mise en œuvre des systèmes opérationnels décentralisés s'est accéléré à une vitesse fulgurante à l'heure où les questions de santé et de sécurité qui allaient de pair avec la pandémie forçaient une grande proportion de travailleurs à adopter le télétravail. La prestation de services de télémédecine est devenue un élément central des activités du secteur des soins de santé et des soins offerts aux patients. En raison de sa commodité pour les patients et les fournisseurs, la télémédecine est là pour de bon. Les fournisseurs de soins de santé doivent reconnaître que les mises à jour qu'ils ont récemment apportées pour améliorer la prestation des soins à distance sont belles et bien permanentes, et qu'il ne s'agit pas de correctifs temporaires visant uniquement à affronter la crise jusqu'à ce que la pandémie soit derrière nous. Plusieurs pratiques exemplaires ont fait surface, et, dans un secteur en constante évolution, les organisations du domaine de la santé se doivent de les envisager.

           Dans sa série de perspectives approfondies, Aston Carter se penche sur les tendances nouvelles, touchant les employeurs et les candidats, qui se dessinent sur le marché du travail, en pleine évolution.

1. S'adapter aux nouvelles normes HEDIS

Les cadres réglementaires du secteur des soins de santé ont évolué au même rythme que les soins offerts aux patients et que les modes de communication.

Constatant le rôle de plus en plus important que jouait la télémédecine au sein du secteur, le National Committee for Quality Assurance (NCQA) a revu la norme Healthcare Effectiveness and Data Information Set (HEDIS). Plus particulièrement, il a modifié 40 de ses mesures dans un souci de mieux tenir compte de la prestation de services numériques et de télémédecine et d'offrir une norme améliorée permettant aux organisations du domaine de la santé et aux consommateurs de mesurer et de comparer la qualité des régimes de santé.

D'autres changements se profilent à l'horizon.

Le NCQA a récemment fait part de ses recommandations au président Biden. Celles-ci présentent les étapes que l'administration doit suivre pour créer un écosystème plus efficace et plus équitable en matière de production de rapports. Au premier plan de ces recommandations, notons le passage à un système de mesure de la qualité numérique qui pourrait éliminer les documents papiers une bonne fois pour toutes.

Les normes HEDIS continueront d'évoluer, et, en se tenant proactivement au fait des changements réglementaires, les fournisseurs de soins de santé jouissent d'un avantage de taille. Lors de l'instauration de nouveaux processus en matière de prestation de soins de santé à distance, les organisations se doivent également de renforcer leurs programmes de conformité des données pour éviter de se laisser distancier par l'évolution des normes réglementaires.

2. Insister sur le respect de la loi HIPAA en faisant preuve d'un dynamisme renouvelé

Le télétravail, associé à la dépendance du secteur à la gestion documentaire traditionnelle (exemplaires papiers) et à d'anciennes infrastructures réseau, a complexifié le respect de la loi HIPAA.

Les flux de télétravail pour le personnel de la santé a fait place à de nouveaux obstacles, difficiles à surmonter pour éviter les violations de la loi HIPAA. Par exemple, les renseignements confidentiels sur la santé sont désormais traités à partir d'un bureau établi à domicile plutôt que dans un bureau centralisé, une situation qui bouscule complètement la chaîne d'expositions potentielles. Les organisations doivent s'assurer de disposer des systèmes nécessaires pour éliminer, comme il se doit, les documents de tous les employés en télétravail.

Les correctifs temporaires ne peuvent résoudre ce problème. Le télétravail est un changement au paysage de l'emploi qui demeurera. Le temps est donc venu pour les organisations du domaine de la santé de moderniser leur infrastructure réseau et leurs politiques de confidentialité pour faire face aux menaces d'exposition imminentes qui les guettent.

Songez à augmenter le personnel du service des TI et à collaborer avec une équipe externe pour évaluer, en détail, le cycle de vie des documents. Il vaut mieux cerner les risques dès le départ et établir la marche à suivre pour les atténuer que d'attendre qu'une faille ne se produise.

3. Être conscient des nouveaux risques en matière de cybersécurité qui se présentent au fur et à mesure que l'automatisation s'accélère

L'automatisation est une autre tendance qui s'accélère en raison de la pandémie, et ce, tant dans le domaine des soins de santé que dans le milieu des affaires dans son ensemble.

Pour les organisations du domaine de la santé, des opérations administratives automatisées, comme les demandes de règlement et la vérification de l'assurance des patients, sont moins onéreuses et plus rapides que les opérations traitées manuellement. Le rapport CAQH 2020 Index report du Council for Affordable Quality Healthcare révèle que l'automatisation des demandes d'information sur le statut des demandes de règlement permet de réaliser des économies d'environ 11 $ par demande, par rapport à leur équivalent manuel.

Cependant, l'automatisation et les initiatives de transformation numérique plus vastes présentent également des risques importants en matière de cybersécurité. Chaque processus ou opération numérique ouvre la voie à des failles potentielles. Il convient donc de toujours évaluer l'automatisation de concert avec les facteurs de risque et les autres questions de conformité, y compris les exigences de la loi HIPAA. Il est préférable de faire appel aux équipes de risque et de conformité dès les étapes de planification d'une nouvelle stratégie d'automatisation et fréquemment par la suite pour évaluer les nouveaux risques, cerner les problèmes éventuels de conformité et guider la mise en œuvre.

4. Se préparer à soutenir chaque transformation

La transformation de l'infrastructure réseau, l'implantation de nouveaux logiciels et l'adaptation aux mesures HEDIS et aux politiques HIPAA, qui ne cessent d'évoluer, nécessitent un appui substantiel et une grande gestion. Il existe toutefois quelques façons de relever ces défis.

L'une des méthodes les plus courantes consiste à retenir les services-conseils d'une société de conseils. Bien souvent, cette option est la plus dispendieuse. De plus, il s'avère souvent difficile de retenir l'expérience et les connaissances utiles, car les consultants quittent généralement à la fin des projets. 

Vous pouvez également songer à mettre en place des services gérés pour complémenter les flux de soutien traditionnel, avec des options de gestion de projet et des talents de conseil contractuels et contractuels avec possibilité d'embauche. En maximisant la productivité de leur main-d'œuvre et en augmentant leur capacité de gestion, les organisations peuvent alors cerner les risques et rester à l'affût des besoins en matière de gouvernance et de conformité, lesquels ne cessent de se complexifier. À la fin des projets, le personnel temporaire peut être converti en des employés à temps plein, une pratique qui favorise le maintien des connaissances à l'interne et qui permet de dégager des résultats par une utilisation minutieuse et éclairée des nouvelles technologies après leur implantation.

Quel est le fil conducteur de toutes les pratiques présentées? L'adoption d'une approche fondée sur la gestion des risques est essentielle pour réussir dans un monde virtuel. Le développement d'une gouvernance guidée par les capacités spécialisées dans le risque et la conformité, et leur superposition à une gestion opérationnelle des processus en constante évolution, sera le principal moteur de la réussite de tous les nouveaux aspects liés à la transformation numérique.

Vous devez évaluer l'état de préparation, la capacité et la conformité de vos flux de télétravail actuels, à l'heure où ils sont en voie de devenir des éléments permanents au sein de votre organisation?

Communiquez avec Aston Carter.