Atténuer les défis lors d’une transition de PRE

La transition vers une nouvelle PRE peut s’avérer particulièrement difficile pour les services de comptabilité et de finances. Les entreprises peuvent passer à un système entièrement nouveau pour mieux gérer leurs fonctions commerciales et leur infrastructure de communication. Elles souhaitent souvent un processus plus robuste, que ce soit une gestion des ressources plus efficace, une surveillance des stocks et une collaboration des employés améliorées ou une gestion des risques simplifiée. Parfois, une entreprise effectue ce changement une fois qu’elle a dépassé son système actuel.

Quelles que soient les raisons du changement de PRE, une interruption à l’échelle de l’entreprise est inévitable, mais elle est également gérable.

La directrice de comptes d’Aston Carter Jessica Ina partage ses idées sur la façon de gérer cette interruption pour avoir un processus plus réussi.

Prédire l’imprévisible
La durée est l’un des aspects les plus difficiles d’un changement de processus de PRE actuel pour un nouveau système, en particulier lorsqu’une grande entreprise est impliquée, dit-elle.

Qu’une entreprise transite chaque service d’un système à un autre ou procède progressivement, il est difficile de prédire combien de temps cela prendra, surtout si vous avez beaucoup d’employés, plusieurs sites ou plusieurs gammes de produits. Le calendrier varie selon l’organisation, mais les transitions de PRE peuvent durer jusqu’à deux ans.

Il est important de comprendre qu’il y aura des contretemps quel que soit le délai et il est essentiel d’assurer un changement sans faille pour les clients, tout en gérant une dynamique interne moins prévisible. 

« J’ai vu des entreprises qui pensaient que le changement serait facile. Elles ne se sont pas préparées pour la durée et les difficultés de la tâche. Elles n’ont pas évalué le personnel dont elles avaient besoin pour le mettre en place en amont afin d’assurer un processus plus fluide », explique Ina.

Le filet de sécurité du personnel à court terme
L’embauche de personnel à court terme atténue les problèmes croissants associés à un bouleversement de la PRE, comme le rappelle Mme Ina après une expérience récente.

« J’ai travaillé avec le service de crédit et de recouvrement d’une entreprise dont la principale préoccupation était de facturer et de s’assurer que les bons de commande ne se perdaient pas lors du remaniement pendant que les responsables centralisaient l’ensemble de leur processus. Il s’agissait probablement de l’activité la plus tournée vers le client, de sorte qu’ils ne pouvaient pas avoir de problèmes, sinon ils ne seraient pas payés. »

Cette entreprise a embauché près de 40 employés contractuels débutants en comptabilité et en finance pour divers postes. Certains travailleurs ont été embauchés pour gérer les demandes de règlement en espèces non acquises et pour maintenir le traitement des factures, tandis que d’autres ont travaillé comme spécialistes du recouvrement.

L’embauche d’employés contractuels apprenant rapidement est essentielle pour s’assurer que les tâches les plus administratives ne se perdent pas dans le remaniement.

« Nous leur avons fait passer des tests pour Excel, car c’était principalement ce qu’ils utiliseraient pendant la transition. Ils avaient juste assez de connaissances et de compétences pour gérer la plupart des tâches quotidiennes des employés à temps plein, afin de mettre en œuvre les changements nécessaires pour passer d’Oracle à SAP », explique Mme Ina.

Stratégies intelligentes pour l’engagement du personnel
Puisque les employés à court terme aident une entreprise à prospérer autant que possible au cours de ce processus, l’organisation devrait envisager de mettre en œuvre des stratégies d’engagement pour les employés contractuels. Une approche plus personnelle peut grandement contribuer à minimiser la rotation du personnel et à garantir que le projet se déroule dans le temps prévu et dans les limites du budget.

Mme Ina a connu des résultats positifs en organisant des repas d’équipe. 

« Chaque trimestre, j’organisais un déjeuner pour tous les employés, y compris les employés contractuels et je parlais aux gens pendant environ 45 minutes. Tout le monde était reconnaissant. À ce jour, je vois des employés contractuels que j’ai placés en 2013 lorsque je traverse leurs immeubles et ils me disent : "Hé! Jess, tu te souviens de moi?" Et je m’en souviens. »

Elle recommande d’établir des relations avec les employés contractuels pour les tenir informés des objectifs de la PRE. Le maintien d’une communication de qualité peut également aider à déterminer quels employés contractuels sont les mieux qualifiés pour occuper des postes permanents après le réaménagement de la PRE.

Un aperçu trop préparé
La gestion des perturbations lors d’une transition de la PRE nécessite le bon aperçu avant de plonger. Selon Ina, il est beaucoup plus sûr d’évaluer tous les résultats possibles que de s’accrocher à un scénario optimiste.

« Surestimez les problèmes, au lieu de supposer, par exemple, que SAP est un système facile à mettre en œuvre. Soyez plus préparé que nécessaire en amont au lieu d’éteindre les feux en aval. »

À cette fin, les valeurs axées sur les solutions d’Aston Carter aident les employeurs à faire le point sur leur état actuel, leurs objectifs en matière de PRE et l’équipe dont ils ont besoin pour réaliser le changement. Aston Carter les aide également à tracer un calendrier réaliste avec un engagement continu et intentionnel des employés, afin de garantir que ce processus fastidieux soit aussi efficace que possible.

Si votre entreprise peut bénéficier de consultations sur la manière de répondre à vos besoins de dotation de personnel, contactez  Aston Carter dès maintenant.